Nhà nước Nhật Bản gồm ba nhánh quyền lực rõ nét: Lập pháp (Quốc Hội: Hạ viện và Thượng viện), Hành pháp (Nội các) và Tư pháp (Tòa án). Chính phủ được tổ chức gồm Nội Các, Ban Thư ký Nội các, Văn phòng Nội các và các Bộ: Phòng vệ; Môi trường; Đất đai, cơ sở hạ tầng và giao thông; Kinh tế, thương mại và công nghiệp; Nông, lâm, thủy sản; Y tế, lao động và phúc lợi xã hội; Giáo dục, văn hóa, thể thao, khoa học và công nghệ; Tài chính; Ngoại giao, Tư pháp; Nội vụ và truyền thông. Quan hệ giữa chính phủ trung ương và chính quyền địa phương là ngang hàng và hợp tác. Bộ Nội vụ và Truyền thông (Ministry of Internal Affairs and Communications) gồm 5015 nhân viên (tính đến tháng 3, 2015), gồm: Ban Thư ký Bộ trưởng; Cục quản lý hành chính; Cục Đánh giá hành chính; Cục Hành chính địa phương; Cục Tài chính địa phương; Cục Thuế Địa phương; Cục Chiến lược Công nghệ thông tin và truyền thông toàn cầu; Cục Truyền thông và thông tin; Cục Viễn thông; Cục Thống kê; Tổng cục trưởng hoạch định chính sách (theo tiêu chuẩn thống kê); Tổng cục trưởng hoạch định chính sách (về lương hưu); Ủy ban điều phối tranh chấp về môi trường; Cơ quan quản lý thiên tai và hỏa hoạn.
Cục Đánh giá hành chính (Administrative Evaluation Bureau) thuộc Bộ Nội vụ và truyền thông Nhật Bản nằm trong Hiệp hội thanh tra Châu Á. Hiệp hội có mục đích phổ cập khái niệm thanh tra và thúc đẩy sự phát triển của chế độ thanh tra, kiểm tra tại châu Á. Cục Đánh giá hành chính đã ký kết Bản ghi nhớ (MOC) với Thanh tra Chính phủ (Việt Nam), liên quan đến hợp tác kỹ thuật, trợ giúp giải quyết khiếu nại hành chính (tiếp nhận đào tạo và cử chuyên gia). Cục có 294 nhân viên tại trụ sở chính và 943 nhân viên tại 50 văn phòng trên cả nước. Cục Đánh giá hành chính gồm: Phòng các vấn đề chung; Phòng Hoạch định chính sách; Phòng Tư vấn hành chính (gồm 22 nhân viên); Phòng Đánh giá chính sách; và các đơn vị thanh kiểm tra khác. Văn phòng Cục tại các địa phương chia làm hai bộ phận: Phòng Tư vấn hành chính và Phòng Thanh tra và Đánh giá. Cục Đánh giá hành chính đóng vai trò độc lập, tách khỏi quản lý nhà nước, với tư cách như một bên thứ ba, hoạt động công bằng, không thiên vị nhằm đánh giá hoạt động của chính phủ trung ương Nhật Bản, tạo điều kiện thực hiện nền quản trị quốc gia tin cậy, chất lượng cao. Cục gồm ba chức năng cơ bản: (1) Tư vấn hành chính; (2) Thanh tra hành chính; và (3) Đánh giá chính sách.
Về đánh giá và thanh tra hành chính, Cục đứng trên vị trí khác với bộ, cơ quan phụ trách chính sách và dịch vụ công để điều tra trên thực địa tình hình triển khai công tác của các bộ, ngành; từ đó, nắm bắt, phân tích vấn đề đặt ra và đề ra các giải pháp cải thiện một cách khách quan. Về thanh tra hành chính, Cục hoạt động như một bộ phận chuyên trách đánh giá và thanh tra, thực hiện các cuộc khảo sát trên toàn quốc về các chính sách và thủ tục hành chính nhằm làm rõ những tồn tại, hạn chế và đưa ra các khuyến nghị cải tiến phù hợp. Về đánh giá chính sách, Cục theo dõi công tác đánh giá chính sách của tất cả các bộ, đảm bảo công tác đánh giá chính sách được thực hiện đầy đủ (Thúc đẩy đánh giá chính sách). Cục kiểm tra các Báo cáo đánh giá chính sách của các bộ, đảm bảo công tác này được thực hiện khách quan, nghiêm túc (Kiểm tra công tác đánh giá chính sách). Như vậy, Cục tiến hành hai hình thức thanh tra: “Đánh giá chính sách” rà soát các chính sách có liên quan đến nhiều hơn một bộ hoặc cơ quan, trong khi “Thanh tra hành chính” tập trung vào công tác thực hiện chính sách tại mỗi bộ, cơ quan đơn lẻ. Có thể nêu một vài ví dụ thanh tra hành chính gần đây. Cục đã tiến hành khảo sát thực tế về đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến đại động đất ở miền Đông, các khuyến nghị sau đó được gửi tới 6 bộ phụ trách việc tiếp nhận đơn đề nghị hỗ trợ từ những người sống sót sau động đất vào 1/3/2013. Cục đã thanh tra việc giữ gìn và sử dụng đất nông nghiệp trong bối cảnh Nhật Bản trở nên phụ thuộc quá nhiều vào thực phẩm nhập khẩu, các khuyến nghị được gửi tới Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản ngày 12/4/2013. Nhiều chính sách, hành động cải thiện đã được tiến hành dựa trên khuyến nghị của Cục. Chẳng hạn như, qua khuyến nghị về việc thực thi các biện pháp an toàn sản phẩm nhằm bảo vệ người tiêu dùng trước những rủi ro gây tổn hại đối với đời sống hoặc sức khỏe (không bao gồm thực phẩm hoặc các loại xe ô tô), Cơ quan Bảo vệ người tiêu dùng đã bổ sung Trang thông tin về các sản phẩm bị thu hồi vào tháng 4/2012. Qua khuyến nghị về công tác đánh giá chính sách gia hạn tư cách thành viên của Hội Luật sư và tổ chức lại hệ thống đào tạo ngành luật nhằm hình thành một hệ thống đánh giá toàn diện hiệu quả thực hiện chính sách này của mỗi bộ ngành, Hội đồng liên Bộ: Tư pháp và Giáo dục, Văn hóa, Thể thao, Khoa học và Công nghệ đã và đang cân nhắc, các mục tiêu đề ra trước đây được chính thức rút lại vào 16/7/2013.
Là một cơ quan độc lập chuyên trách về đánh giá hành chính, Cục Đánh giá hành chính tập trung vào “sự cần thiết, tính hợp lệ và hiệu suất” trong công tác thanh tra, đó là: nhằm đánh giá tình hình thực hiện các chính sách liên bộ trên thực tế và công tác quản lý của mỗi bộ để tạo dựng sự hiểu biết thực tế về các hoạt động và những tồn tại, hạn chế của hệ thống hành chính ở cấp quốc gia, và sử dụng mạng lưới văn phòng đánh giá hành chính ở khắp các tỉnh thành để đưa ra các biện pháp và khuyến nghị về chính sách, hệ thống hành chính và đánh giá hành chính. Căn cứ Luật Đánh giá chính sách (Luật số 86 năm 2001), các bộ, ngành tự đánh giá về chính sách do bộ mình quản lý, đồng thời Bộ Nội vụ và truyền thông (Cục đánh giá hành chính) rà soát Báo cáo của từng bộ, và tiến hành đánh giá chính sách và việc thực hiện chính sách liên quan đến nhiều bộ, ngành. Công tác đánh giá được thực hiện bằng phương pháp quản lý theo mục tiêu, phương pháp phân tích chi phí – lợi ích, phân tích chi phí –hiệu quả gắn với công tác tiêu chuẩn hóa, trọng điểm hóa. Các mục tiêu được thiết lập ngay từ đầu (lập bảng phân tích trước) đối với các giải pháp chính, cách thức đo lường mức độ đạt được mục tiêu để đánh giá. Căn cứ theo hướng dẫn, các cơ quan hành chính tự đánh giá. Cục kiểm tra lại để đảm bảo tính khách quan. Đồng thời, Cục rà soát lại mục đích và tiêu chí đánh giá và kiểm tra xem chúng có đạt được tiêu chuẩn hay không, phân tích kỹ các điểm đánh giá còn chưa rõ ràng, đưa ra các khuyến nghị, gợi ý để nâng cao chất lượng đánh giá, bao gồm cả đánh giá lại và rà soát, cập nhật chính sách liên quan đối với từng bộ, ngành; sau đó, phản ánh, công bố và báo cáo lên Quốc hội. Cục cũng sử dụng mạng lưới văn phòng địa phương để thực hiện thanh tra hành chính. Các văn phòng này là công cụ giúp thu thập chứng cứ, dữ liệu cụ thể và điều phối các cuộc khảo sát để phân tích mức độ hiệu quả của chính sách được đánh giá, công tác quản lý trên thực tế và những vấn đề nảy sinh ở địa phương. Văn phòng địa phương cũng tự tiến hành một số cuộc thanh tra nhằm mục đích điều tra những vấn đề riêng của địa phương và đưa ra những ý tưởng, giải pháp góp phần giải quyết vấn đề. Như vậy, chức năng thanh tra, đánh giá không phải là xử lý từng vụ việc (giải quyết những vụ tiêu cực là của cơ quan công tố, tòa án) mà là góp phần hoàn thiện cơ chế chính sách qua phản hồi cho quá trình xây dựng chính sách, nâng cao công tác phối kết hợp liên ngành, mối quan hệ hợp tác trung ương –địa phương trong giải quyết một số vấn đề lớn (đàm phán TPP, đào tạo bác sỹ gắn với thực tế địa phương để đưa về những vùng sâu vùng xa, kiểm chứng tính chính xác của dự báo thời tiết…). Qua đó, góp phần hoàn thiện nền hành chính hiệu lực, hiệu quả và đảm bảo trách nhiệm giải trình của Chính phủ.
Về tư vấn hành chính, Cục tiếp nhận ý kiến phản ánh, nguyện vọng, phàn nàn, khiếu nại từ công chúng liên quan đến hành vi/của cơ quan chính phủ và đưa ra các biện pháp hòa giải, giải quyết cần thiết trên cơ sở lập trường công chính, trung lập. Cục cũng tiến hành các biện pháp góp phần cải cách toàn diện hệ thống hành chính hoặc sửa đổi những khiếm khuyết về cơ chế hay quá trình vận hành của bộ máy hành chính. Bên cạnh đó, Cục triển khai các hoạt động tư vấn miễn phí, bảo vệ bí mật cá nhân. Mỗi năm, Cục tiếp nhận khoảng 200.000 vụ việc tư vấn hành chính. Trong những năm gần đây, Cục đã tiếp nhận rất nhiều các tư vấn hành chính liên quan đến các lĩnh vực như: thông tin, điện; lao động; phúc lợi xã hội; giao thông; lương hưu; bảo hiểm y tế. Các vấn đề người dân yêu cầu, nêu ý kiến rất đa dạng, liên quan đến hệ thống hành chính quốc gia như: thái độ tiếp dân của công chức, viên chức chưa được tốt; một số dịch vụ công, cơ sở vật chất công còn thiếu sự quan tâm tới người tàn tật, người cao tuổi; một số cơ sở thiếu điều kiện đảm bảo an toàn; một số quyết định hành chính thiếu công bằng; một số quy trình, thủ tục còn rườm rà, khó hiểu. Người khiếu nại có thể gửi yêu cầu đến Hội đồng thúc đẩy hỗ trợ khiếu nại hành chính (Hội đồng chuyên gia cố vấn), Cục Đánh giá hành chính (Trụ sở chính và 50 văn phòng địa phương) hoặc tới 5.000 nhân viên tư vấn hoạt động tình nguyện trên phạm vi cả nước. Sau đó, các ý kiến được chuyển về các cơ quan chính phủ để phản hồi, dưới sự giám sát hành chính của các tổ chức trên. Hàng năm, Bộ Nội vụ và truyền thông tổ chức tuần tư vấn hành chính trên toàn nước Nhật, bắt đầu từ ngày thứ hai đầu tiên, kể từ sau ngày 15/10 sẽ thực hiện các hoạt động tiếp nhận khiếu nại tại khu vực người dân sinh sống.
Hội đồng thúc đẩy hỗ trợ khiếu nại hành chính là Hội đồng tư vấn cho Bộ trưởng, bao gồm 7 chuyên gia, có kiến thức và kinh nghiệm sâu trên từng lĩnh vực. Các vụ tư vấn phức tạp, khó giải quyết, liên quan đến chế độ và điều hành hành chính sẽ được đưa ra Hội đồng để tìm hướng giải quyết. Văn phòng tư vấn hành chính tại các tỉnh thành tiếp nhận các yêu cầu tư vấn qua fax, thư tín, gặp trực tiếp, internet, điện thoại. Bên cạnh đó, có các văn phòng tư vấn hành chính tổng hợp (một cửa): Các công chức, viên chức của các làng xã, quận, thành phố, tỉnh, cơ quan hành chính nhà nước tập trung tại một nơi để tiếp nhận ý kiến của người dân. Văn phòng này được thiết lập một cách định kỳ hoặc hàng ngày tại 21 địa điểm trên toàn quốc, có thể tại khu vực công cộng hay một tòa nhà văn phòng, với sự tham gia của các nhân viên tư vấn hành chính, các cơ quan hành chính hay đoàn thể ở địa phương. Văn phòng kiểu kết hợp này thường tiếp nhận nhiều khiếu nại phức tạp hoặc những vấn đề liên quan đến nhiều cơ quan, hoặc người dân không biết nơi nào giải quyết là tốt nhất. Văn phòng này giúp người dân tư vấn tại một nơi, thay vì phải đến nhiều nơi khác nhau. Ngoài ra, còn có văn phòng tư vấn hành chính đặc biệt được Bộ Nội vụ và truyền thông thành lập vào thời điểm phát sinh thảm họa (như bệnh lở mồm long móng, cúm gà, mưa bão lớn, động đất), với sự tham gia của các nhân viên tư vấn hành chính làng, xã, quận, huyện, thành phố, cơ quan tài chính, cơ quan chính phủ liên quan để tiếp nhận yêu cầu, kịp thời ứng phó mọi tình huống và hỗ trợ những người chịu thiệt hại. Nhân viên tư vấn hành chính là những người hiểu biết, có kiến thức chuyên môn tại các làng, quận, huyện, thành phố trong cả nước; họ không là công chức nhưng được Bộ trưởng Nội vụ và truyền thông ủy nhiệm với tư cách là tư vấn hành chính sát với nơi người dân sinh sống, tiếp nhận những tư vấn từ người dân (khoảng 5000 người, trung bình cứ một quận hay một thành phố, xã có trên một người; trong đó có khoảng 200 nhân viên phụ trách chính sách thúc đẩy bình đằng giới của Chính phủ). Họ là những người có thể giúp người dân thấy gần gũi, cởi mở, nói chuyện thoải mái khi trình bày vấn đề của mình. Họ hoạt động tình nguyện, không hưởng lương (có chi trả thực tế), hàng năm tiếp nhận khoảng 100.000 các vụ việc, ý kiến đề nghị cải tiến công tác các cơ quan hay xin lời khuyên tư vấn. Họ tiếp nhận ý kiến tại trụ sở chính quyền địa phương, trung tâm văn hóa cộng đồng, siêu thị, cửa hàng, địa điểm hội họp hay nhà riêng. Họ tích cực nắm bắt nội dung các vấn đề ở địa phương, chủ động gặp và trao đổi với đại diện các ủy ban địa phương, các hội tự quản, hội phụ nữ, hội doanh nghiệp và thông báo ý kiến đến cơ quan hành chính liên quan. Họ có thể tổ chức Hội nghị tư vấn để lắng nghe ý kiến đại diện cho các hội, cộng đồng. Họ cũng cùng với công chức các văn phòng đánh giá hành chính khu vực đến các trường cấp 1, 2, 3 và đại học, giảng 1 số bài về chế độ, chính sách hành chính, lắng nghe những khó khăn, trở ngại từ phía học sinh và những người bảo hộ, và giới thiệu về hệ thống tư vấn hành chính. Đối với những khiếu nại, ý kiến tiếp nhận phức tạp, nhân viên tư vấn sẽ liên hệ với Văn phòng Đánh giá hành chính tại khu vực để thúc đẩy giải quyết nhanh vấn đề. Họ cũng có thể trình bày ý kiến về chế độ chính sách cũng như cơ chế hành chính với Bộ trưởng Nội vụ và truyền thông. Việc tổ chức thực hiện chức năng tư vấn hành chính nêu trên là một trong những bí quyết quản lý hành chính của Nhật Bản, một minh chứng của nền hành chính phục vụ. Chính phủ không chỉ hoạch định chính sách lớn, thực hiện những công việc hoành tráng, mà quan tâm tìm hiểu, tạo điều kiện tối đa, thuận lợi nhất để giải quyết những khó khăn, những vấn đề hàng ngày của nhân dân nói chung và từng người dân cụ thể. Qua đó, tạo dựng lòng tin với nhân dân – và tạo nền tảng thực hiện thành công chính sách ban hành trong thực tế cuộc sống.
Tin: Phạm Đức Toàn - Phó Chánh Văn phòng, Bộ Nội vụ
Tài liệu tham khảo:
- Bộ Nội vụ và truyền thông Nhật bản: “Tư vấn Hành chính và chức năng của Cục Đánh giá hành chính”, tháng 8, 2015 (Bản tiếng Việt)
- Slides của Sanuki Ken, Phó Cục trưởng Cục đánh giá hành chính tại buổi làm việc với Đoàn bồi dưỡng ngắn hạn dành cho cán bộ cấp thứ trưởng và quy hoạch thứ trưởng theo Đề án 165 của Việt Nam vào ngày 9/10/2015 tại Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản